home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Utility Spectacular / Utilities / crb folder / CRB.HELP < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-10-25  |  8.3 KB  |  252 lines  |  [TEXT/MACA]
  1.  
  2.  
  3. The purpose of this program is to allow a teacher to easily maintain
  4. grade records for students, organized by class, and to perform calculations
  5. on the grades by student or by class.
  6.  
  7.  
  8.  
  9. There are five menus supplied with Class Record Book.  The Apple
  10. Menu has the usual function, the File Menu is supplied to allow explicit
  11. opening, closing, and creating of Grade Record Books, printing, and closing
  12. the application.  All file handling is taken care of automatically by the
  13. program, however, and the file menu options should only be necessary in
  14. the case of switching classes within the application.  The third menu, CRB,
  15. initiates all services of the program.  Font and style menus are also
  16. supplied to allow the user to change the appearance of printed documents
  17. from the program.
  18.  
  19.  
  20.  
  21. Add A Class
  22.  
  23.  
  24.  
  25. This command creates and opens a new class record book.  A dialog is
  26. used to allow entry of the percentage contribution of four classes of
  27. grades to the final grade.  The four classes are titled Quiz, Test,
  28. HomeWork, and Final, but these names can be changed to any that seem
  29. appropriate.  The second type of information needed is the lowest point
  30. grade to result in an A, B, C, and D letter grade.  One should also identify
  31. the name of the class when starting a new class record book.  When the OK
  32. button is pressed, the user is prompted for a disk file name in which data
  33. is to be stored.  File names have the characters .CRB appended to them by
  34. the program, and the class name is suggested as the file name.  If the
  35. suggested name is suitable just press the save button, otherwise type a
  36. new name and then press save.  All items of information have default
  37. values associated with them and displayed so that if no changes are
  38. necessary, just push the OK button.  Otherwise, edit the defaults as
  39. necessary.  The percentages associated with each class of grade must sum
  40. to 100.
  41.  
  42.  
  43.  
  44. Delete A Class
  45.  
  46.  
  47.  
  48. This option is chosen when one wishes to delete a class record book
  49. from disk.  The standard Macintosh disk file dialog is presented, however
  50. only class record books are supplied for selection.  A warning alert is
  51. provided after selection, since the deletion is final and data is lost.
  52.  
  53.  
  54.  
  55. Add A Student
  56.  
  57.  
  58.  
  59. This option is used to enter a student record into the file for a
  60. particular class.  The currently open class is displayed.  A student name
  61. and identification number are expected and defaults are provided.  Edit
  62. these two fields to the correct information.  Note that the tab key can be
  63. used to switch from one field to another.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. Delete A Student
  68.  
  69.  
  70.  
  71. Use this option to remove a student from a class file.  A student name
  72. is displayed, supply the name of interest, or a partial name.  If a partial
  73. name is supplied a verification dialog will be displayed.
  74.  
  75.  
  76.  
  77. View
  78.  
  79.  
  80.  
  81. This command allows one to inspect the class file in several ways. 
  82. The default is the class option which provides an overview of the
  83. information in the file.  Averages are provided for the four classes of
  84. grades, along with an overall average based on percentage contributions of
  85. each class.  With this option one is also allowed to change the class
  86. variables controlling percentage contributions and point grades associated
  87. with letter grades.
  88.  
  89.  
  90.  
  91. The second possibility is to request class detail, in which case a
  92. display of each student in the class is provided along with their average
  93. grade, again based on the contribution criteria.
  94.  
  95.  
  96.  
  97. The third possibility is to request a student view.  This option
  98. provides averages for an individual student, and allows for changing a
  99. student name or identification number.
  100.  
  101.  
  102.  
  103. The final possibility is to request student detail.  In this case all
  104. recorded grades for a particular student are displayed.  Notice that all
  105. grades have an identifier associated with them.  This allows
  106. communications between the user and the program that identify a
  107. particular grade.
  108.  
  109.  
  110.  
  111. In all cases the overall grade is projected if any category of grade has
  112. not yet been utilized.  This allows for checking student progress during the
  113. grading period and prior to final examination.  The projection technique is
  114. to average all grades in other categories and to use this average for
  115. inactive categories.
  116.  
  117.  
  118.  
  119. Class Grades
  120.  
  121.  
  122.  
  123. Use this command to enter new grades or alter existing grades for an
  124. entire class.
  125.  
  126.  
  127.  
  128. Initially one specifies the maximum point score possible for the
  129. instrument and/or a grade identification number if it is wished that the
  130. grades for a previously entered instrument be changed.  At this time one
  131. also indicates which category of instrument is involved and whether or not
  132. the instrument is to be deleted.
  133.  
  134.  
  135.  
  136. When the OK button is pushed, one is presented with the name of each
  137. student in the class and the opportunity to enter the new grade or change
  138. an existing one.  If the delete option was chosen, the program just deletes
  139. the grade in each students record without waiting for further interactions.
  140.  
  141.  
  142.  
  143. Grade identifiers are supplied by the program.  In order for a delete
  144. class grade to operate correctly it is necessary that the grade be
  145. identified uniquely and identically in the record for each student.
  146.  
  147.  
  148.  
  149. Student Grade
  150.  
  151.  
  152.  
  153. Use this feature to enter new grades or change existing ones for an
  154. individual student.  A grade identification number must be supplied to
  155. allow the program to identify the grade of interest.  This number can be
  156. determined by viewing student detail for the student of interest.
  157.  
  158.  
  159.  
  160. The grade previous and next buttons are provided to allow scanning
  161. forward or backwards to the instrument of interest.  No updates are made
  162. when these controls are used.
  163.  
  164.  
  165.  
  166. The student name can be supplied either partially or wholly.  If a
  167. partial name is supplied the best match will be displayed, after which one
  168. can use the previous or next buttons to move to the record of interest. 
  169. Once the correct student is located a grade for the identified instrument
  170. can be entered or searched for via the grade next/previous buttons.
  171.  
  172.  
  173.  
  174. It is also possible to see and alter a counter associated with the
  175. student intended to reflect absences.  If no grade ID is specified it is
  176. assumed that the absence counter is going to be altered.  Number of
  177. absences is displayed by the View Student option in addition to the detail
  178. class report.
  179.  
  180.  
  181.  
  182. Next, previous, and OK, all cause any changes supplied to be reflected
  183. on the current student's record.
  184.  
  185.  
  186.  
  187. Grade identifiers must be handled rather carefully to avoid confusing
  188. the question of which grades apply to which instruments.  Student Grade,
  189. on the other hand, allows great flexibility in making any changes one
  190. desires to a particular student record.  The standard use is to change an
  191. individual grade that has been misrecorded.  It is, however, also possible
  192. to delete a grade or add a new grade to an individual student.
  193.  
  194.  
  195.  
  196. Analyze
  197.  
  198.  
  199.  
  200. This option is provided to allow the analysis of a particular
  201. instrument.  When selected, one can identify a particular instrument and
  202. the mean, median, mode, and standard deviation are displayed.  At that
  203. time one can curve the grades in either direction, either by points or
  204. percentage.  New numbers are then displayed and further adjustments can
  205. be entered until the final results are as desired.  Once the selection of a
  206. point curve or a percentage curve is made it cannot be changed unless the
  207. analysis is restarted.  When done, if the OK button is pressed the curve
  208. will be applied to the permanent student records.  A graphic display of the
  209. grade curve can be requested on which the x axis is the curved percentage
  210. grade and the y axis is the percentage of students achieving a grade level.
  211.  
  212.  
  213.  
  214. Reorganize Grades
  215.  
  216.  
  217.  
  218. This option is supplied so that grade identifiers can be reorganized. 
  219. If a grade is deleted, it will leave a discontinuity in grade ID's.  It is also
  220. possible to cause grades to exist in the record out of numeric sequence by
  221. deleting and adding in the Student Grade Dialog.  When chosen this feature
  222. will sort and renumber grades for all students.
  223.  
  224.  
  225.  
  226. Print (file menu)
  227.  
  228.  
  229.  
  230. This feature is supplied to allow printing of a list of students in the
  231. class and their overall average and letter grade.  A choice is supplied to
  232. provide a list with only student ID's for identification in additon to an
  233. option that supplies individual grades making up the average.
  234.  
  235.   Use the shift/option 4 feature of the macintosh to print the active
  236. screen for hardcopy of individual view screens.
  237.  
  238. For best results use 12 point Monaco when printing.
  239.  
  240.  
  241.  
  242. Quit
  243.  
  244.  
  245.  
  246. Enter this command to terminate the program.
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.